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靠谱租分享:高效办公的实用整理技巧!

2019-4-13 kaopu 靠谱租

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前一阵子开会时领导问一个员工
是否能在原本基础上增加一点工作量
Ta回答:
“每天做完这些工作就已经到下班时间了”
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排除工作饱和度的因素
其实造成工作总是不能高效完成的原因
还包括缺乏条理性的工作方法
做个有条理的人
从办公室整理开始
21项技能开始学起来!

整理
就是为了让自己的东西都井井有条

节省寻找资料时间
提高工作效率

一、建档术
【实物文档整理】
在办公室里,公文包、名片盒、纸质文档等一大堆实物,一张桌子如何整理好?
1.存放有序,固定位置
在办公室内,各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内,贴上标签;或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。
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【电脑文件整理】
除了纸质档文件档案等需要处理,电脑里的资料若之前没有处理好,太杂乱怎么办?根据平时遇到的问题,我们来看看对应的解决方法。
2.要删的文件暂时先留着
问题:刚删掉文件就后悔,或几天后发现它还有用。
解决:a.在桌面建一个“临时文件夹”,暂时没用的都扔进去,一段时间(一个月)后集中处理;b.若非永久性删除可在回收站找到,回收站可定期清空,清空前查看是否有意外删除的文件。
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3.随时做好PlanB
问题:总是找不到要找的东西。
解决:列出已有物品的清单,存于某个地方(如备忘录)。
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4.将经常使用的文件夹放到桌面
问题:找文件耗时,全放桌面又占内存。
解决:在桌面创建快捷方式。
5.电子文件建档
问题:电子文件胡乱放置。
解决:选择一个常用的电脑盘(如D盘、E盘等),建立文件夹,对每一电子文件进行详细命名,之后按照自己的分类习惯(如时间、用途、部门等)归档同一类型文件。
6.定期备份资料
问题:突如其来的情况导致电脑故障,资料全失。
解决:每周或每月及时备份,备份途径为云备份或移动硬盘备份。
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【关于名片整理】
在实际商务接洽中难免会接收到许多名片,这些名片作为重要拓展资源该如何妥当处理?
7.在名片上写清详细信息
问题:拿着一张名片(或点开微信好友),却无法记起他是谁。
解决:在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息,如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。
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8.手机号码备注要详细
问题:某人电话来了,他到底是谁?
解决:以[公司名称/职位+姓名]的方式作为备注名称。
手账术
手账作为可以时刻提醒自己任务进程且必须随身携带的物品,既方便又简洁。
9.活用手账的两个重点:及时写,多次看
问题:没有及时写,结果笔记本干净如新;写了没看,结果沦为形式。
解决:一有约定就立刻写上,每天多次查看任务完成情况。
10.客户的名称要加上职称、称谓
问题:将笔记本交给对方确认时,对方看到自己的名称是“XX”,气氛尴尬。
解决:在名称后注明“XX总”,表示尊重。写邮件也一样。
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11.手账上方注明日期和主题
问题:记得以前踩过一个盘,但忘了记录在哪里了。
解决:给每个记录注明时间和主题,查找时就多了两个关键变量。
12.所有的信息注明来源
问题:“小何,你从哪得到的消息?”“额..我忘了..”
解决:为每条从外部获取的信息注明来源。
13.勤于找出问题、总结经验
问题:  “今天没做好,好伤心。”
解决:  “今天没做好,好伤心。下次一定要提前15分钟到约定的地点,联系好招商,提前熟悉目标楼盘,准备好自己稍后要陈述的资料,然后等待客户的到来。”
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14.记下经常去的餐馆
问题:  “小曹,明天来个重要客人,接待一下。”“啊啊啊,去哪吃啊!
解决:用你熟悉的APP记下附近适合还不错的餐馆。
15.组织商谈的注意事项
问题:“糟糕,忘了确认对方的出席人员!”
解决:打电话时一定要确认好:对方负责人的姓名/商谈的内容时间地点/出席的人员名单/商谈需要准备的资料,对方的联系方式。
★特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。
笔记术
通过笔记整理每日冲击大脑的各类信息,理清思路,明确发展的方向。此外,整理笔记也有助于进发出更多的灵感与创意。
16.准备2个笔记本
问题:那场会议记录记在哪个笔记本里了?
解决:只要两个笔记本,一本做重要任务制定,一本做各种记录。
17.给用过的笔记本制作索引
问题:咦,这个笔记本是什么时候写的?
解决:在笔记本第二页记下写笔记的时间,重要主题。
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18.给笔记本足够的留白
问题:糟糕,没地方写了!
解决:开始就在笔记本上划出一条直线,右边的空白不能现在写,随时空出一行。
19.以金字塔原理记笔记
问题:看完一遍笔记,找不到重点。
解决:做完笔记后,在笔记顶部写下结论。
20.利用“5W2H”整理重点内容
问题:记录的信息不到位,忽略了某些要点。
解决:做笔记要有框架:谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT) ?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN) -地点(WHERE) ?用了多少钱(HOW MUCH) ?
21.将工作的“PDCA”记下来
问题:总是做错,却还是会在下次犯同样的错。
解决:按照 Plan (计划) →Do (执行) →Check (回顾)→Action (改善)去记下来,用心去总结,找提升方法。

做好上述分享的一些小细节
工作上会更有条理性
还可以省出来不少的时间
这些时间可以用在提高工作量做更多贡献上
也可以为自己制造学习提升的机会
丰富自己的办公生活哦~
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如何让上班成为一件开心的事!

2019-4-9 kaopu 靠谱租

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不能荣归故里,那便客死他乡——网易云
    曾几度被这句话感触到,这句话太过压抑极端,但却是很多出来闯荡的人的真实写照。
    北京,上海,深圳,广州,一提到这几个城市的名字,无形当中都是一种压力!
初心
好多年前面临工作时候,有的同学选择留在了家乡,过起了舒适的小日子,有的买了一张前往大城市的票,便是奋不顾身。

你手里攥着那张前往广州的车票,坐在车窗前,车厢里人群拥挤,喧闹声不断,耳机里放着那首循环不变的歌谣,故乡景物逐渐倒退。

下车后,你提着行李站在这所向往多年的城市的土地上,身旁路人说着你听不清楚的乡音,有点陌生,但是你的心跳加速,终于来到了自己喜欢的城市,终于离梦想又近一步,终于你成为了那个异乡
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“我不想去上班了?”

你找了一份喜欢的工作,但是日复一日的长久工作之后,你变得有些厌烦,不是不喜欢,而是太麻烦。

九点上班,早上七点,你已经收拾好,早早在公交车站等候。

公交车像是忙碌的大蜜蜂,你好不容易终于挤上去,左手握着护栏,右手护着包,过了一个又一个站,你的手臂有些微酸,想换个姿势,但是却没有半点多余的空间。
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公交车到站,你看了看时间,抓紧速度下车。一路狂奔到办公室,幸好没迟到。

为了追求梦想,改变生活,“工作在天河,居住在番禺。”这是很多“广漂人”的常态。

在这间传统的办公室里,白色灯光下的写字台。

你工作很久揉揉有些发涩的眼,伸展了双手,向后靠在椅子上。

前方的植物被蒙上了灰尘。脑子里再次蹦出这句话:“不想上班了。”
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这是一间来了就不想走的办公室。

不同构造,多种设计风格。

时尚风格:简洁大气,充满时尚的空间设计,明亮宽敞。

工业风格:独特的工业风,乘次搭配,具有强烈之感。
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公共休闲区:休息室是很重要,时尚干净的咖啡厅,提供咖啡茶饮,精致的点心蛋糕,可口的面包。

阳光透过窗户洒进来,空气里散发着咖啡的浓郁香味,轻轻抿一口啡,适才工作的疲惫一扫而光。
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60-80个休闲吧椅,和朋友一起坐在这里,刷刷手机,聊聊天,笑意在脸上浮现,时间变得好快。

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末尾

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