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靠谱租分享：高效办公的实用整理技巧！

2019-4-13 kaopu 靠谱租

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前一阵子开会时领导问一个员工
是否能在原本基础上增加一点工作量
Ta回答：
“每天做完这些工作就已经到下班时间了”
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排除工作饱和度的因素
其实造成工作总是不能高效完成的原因
还包括缺乏条理性的工作方法
做个有条理的人
从办公室整理开始
21项技能开始学起来！

整理
就是为了让自己的东西都井井有条

节省寻找资料时间
提高工作效率

一、建档术
【实物文档整理】
在办公室里，公文包、名片盒、纸质文档等一大堆实物，一张桌子如何整理好？
1.存放有序，固定位置
在办公室内，各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内，贴上标签；或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。
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【电脑文件整理】
除了纸质档文件档案等需要处理，电脑里的资料若之前没有处理好，太杂乱怎么办？根据平时遇到的问题，我们来看看对应的解决方法。
2.要删的文件暂时先留着
问题:刚删掉文件就后悔，或几天后发现它还有用。
解决:a.在桌面建一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间(一个月)后集中处理；b.若非永久性删除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外删除的文件。
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3.随时做好PlanB
问题:总是找不到要找的东西。
解决:列出已有物品的清单，存于某个地方(如备忘录)。
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4.将经常使用的文件夹放到桌面
问题:找文件耗时，全放桌面又占内存。
解决:在桌面创建快捷方式。
5.电子文件建档
问题:电子文件胡乱放置。
解决:选择一个常用的电脑盘（如D盘、E盘等），建立文件夹，对每一电子文件进行详细命名，之后按照自己的分类习惯（如时间、用途、部门等）归档同一类型文件。
6.定期备份资料
问题:突如其来的情况导致电脑故障，资料全失。
解决:每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。
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【关于名片整理】
在实际商务接洽中难免会接收到许多名片，这些名片作为重要拓展资源该如何妥当处理？
7.在名片上写清详细信息
问题:拿着一张名片(或点开微信好友)，却无法记起他是谁。
解决:在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息，如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。
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8.手机号码备注要详细
问题:某人电话来了，他到底是谁?
解决:以[公司名称/职位+姓名]的方式作为备注名称。
手账术
手账作为可以时刻提醒自己任务进程且必须随身携带的物品，既方便又简洁。
9.活用手账的两个重点:及时写，多次看
问题:没有及时写，结果笔记本干净如新；写了没看，结果沦为形式。
解决:一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。
10.客户的名称要加上职称、称谓
问题:将笔记本交给对方确认时，对方看到自己的名称是“XX”，气氛尴尬。
解决:在名称后注明“XX总”，表示尊重。写邮件也一样。
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11.手账上方注明日期和主题
问题:记得以前踩过一个盘，但忘了记录在哪里了。
解决:给每个记录注明时间和主题，查找时就多了两个关键变量。
12.所有的信息注明来源
问题:“小何，你从哪得到的消息?”“额..我忘了..”
解决:为每条从外部获取的信息注明来源。
13.勤于找出问题、总结经验
问题:  “今天没做好，好伤心。”
解决:  “今天没做好，好伤心。下次一定要提前15分钟到约定的地点，联系好招商，提前熟悉目标楼盘，准备好自己稍后要陈述的资料，然后等待客户的到来。”
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14.记下经常去的餐馆
问题:  “小曹，明天来个重要客人，接待一下。”“啊啊啊，去哪吃啊!
解决:用你熟悉的APP记下附近适合还不错的餐馆。
15.组织商谈的注意事项
问题:“糟糕，忘了确认对方的出席人员!”
解决:打电话时一定要确认好：对方负责人的姓名/商谈的内容时间地点/出席的人员名单/商谈需要准备的资料，对方的联系方式。
★特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。
笔记术
通过笔记整理每日冲击大脑的各类信息，理清思路，明确发展的方向。此外，整理笔记也有助于进发出更多的灵感与创意。
16.准备2个笔记本
问题:那场会议记录记在哪个笔记本里了?
解决:只要两个笔记本，一本做重要任务制定，一本做各种记录。
17.给用过的笔记本制作索引
问题:咦，这个笔记本是什么时候写的?
解决:在笔记本第二页记下写笔记的时间，重要主题。
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18.给笔记本足够的留白
问题:糟糕，没地方写了!
解决:开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写，随时空出一行。
19.以金字塔原理记笔记
问题:看完一遍笔记，找不到重点。
解决:做完笔记后，在笔记顶部写下结论。
20.利用“5W2H”整理重点内容
问题:记录的信息不到位，忽略了某些要点。
解决:做笔记要有框架：谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT) ?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN) -地点(WHERE) ?用了多少钱(HOW MUCH) ?
21.将工作的“PDCA”记下来
问题:总是做错，却还是会在下次犯同样的错。
解决:按照 Plan (计划) →Do (执行) →Check (回顾)→Action (改善)去记下来，用心去总结，找提升方法。

做好上述分享的一些小细节
工作上会更有条理性
还可以省出来不少的时间
这些时间可以用在提高工作量做更多贡献上
也可以为自己制造学习提升的机会
丰富自己的办公生活哦~
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